একটি মিটিং সেট আপ করার জন্য, আপনাকে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের কাছে একটি স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত উপায়ে বিস্তারিত জানাতে হবে। আপনাকে বলতে হবে কখন মিটিং হবে, কোথায় হবে এবং কোন বিষয়গুলো আচ্ছাদিত হবে। মিটিংয়ে কোনো প্রস্তুতি বা উপকরণের প্রয়োজন হলে নোট অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার নিয়মিত ইমেইল বা আউটলুক অ্যাপ ব্যবহার করুন, শুধু অতি গুরুত্বপূর্ণ সমস্ত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না যাতে অতিথিরা জানতে পারে যে কি আশা করা উচিত।
পদক্ষেপ
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 1: একটি ভাল বিষয় লেখা
ধাপ ১. বৈঠকে উপস্থিত হওয়ার তারিখ এবং বিষয় সহ একটি সংক্ষিপ্ত এবং অত্যন্ত প্রাসঙ্গিক বিষয় লিখুন।
ইমেইল না খোলার পরেও এই বিবরণগুলি দিলে লোকজন তাৎক্ষণিকভাবে জানতে পারে যে মিটিং কখন হবে এবং এতে কী অন্তর্ভুক্ত থাকবে। উদাহরণস্বরূপ, লিখুন "মিটিং আগস্ট 12: নতুন রিপোর্টিং নির্দেশিকা।"
সতর্কতা:
আপনি যদি সভার বিষয় না রাখেন, তাহলে লোকেরা সম্ভবত তাদের বিভাগকে নির্দেশিত হবে কিনা বা উপস্থিতির প্রয়োজন হলে জিজ্ঞাসা করে সাড়া দেবে। বিষয় পোস্ট করতে পছন্দ করুন!
পদক্ষেপ 2. বিষয়টিতে উপস্থিতির নিশ্চিতকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করুন।
কারা মিটিংয়ে অংশ নেবেন তা যদি জানতে হয়, তাহলে লোকজনকে নিশ্চিত করতে বলুন যে তারা এখনই ইমেইলের বিষয়বস্তুতে যোগ দেবে। এই ভাবে, তারা জানতে পারবে যে তারা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ইমেল খোলার আগে তাদের সাড়া দিতে হবে। আপনি লিখতে পারেন “শুক্রবার 06/10 | এইচআর মিটিং - অনুগ্রহ করে উপস্থিতি নিশ্চিত করুন।
অথবা "অনুগ্রহ করে উপস্থিতি নিশ্চিত করুন: 06/10 এ এইচআর সভা।"
ধাপ State। ইমেইলের বিষয়বস্তুর মধ্যে যদি এটি একটি জরুরী মিটিং হয় তা জানান।
যদি সমস্যাটি সমাধান করা জরুরী হয় বা দ্রুত পদক্ষেপের প্রয়োজন হয় এবং মিটিংটি অবিলম্বে অনুষ্ঠিত হওয়ার প্রয়োজন হয়, তাহলে ইমেলের বিষয়বস্তুতে এই জরুরিতাটি রাখুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি "জরুরী সভা |" এর মত কিছু লিখতে পারেন সোমবার 03/31: সাইবার নিরাপত্তা।
এটি উল্লেখ করা গুরুত্বপূর্ণ যে এটি একটি জরুরী অবস্থা এবং বৈঠকে কী আলোচনা করা হবে তা নির্দেশ করে।
ধাপ 4. উপস্থিতি প্রয়োজন বা প্রস্তাবিত কিনা তা নির্দেশ করুন।
আপনি যদি একটি বড় কোম্পানিতে কাজ করেন, তাহলে সব মিটিংয়ে কিছু কর্মচারীর প্রয়োজন নাও হতে পারে। কোন বিভাগে মিটিংটি ইতোমধ্যেই প্রাসঙ্গিক হবে তা নির্দেশ করুন, অথবা প্রাপকদের উপস্থিত থাকার প্রয়োজন আছে কিনা বলুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি "বাধ্যতামূলক মিটিং ডিপ। মার্কেটিং 6/10" রাখতে পারেন।
যদি মিটিং বাধ্যতামূলক না হয়, আপনি কিছু লিখতে পারেন: “প্রস্তাবিত সভা 06/10 এ অনুষ্ঠিত হবে। থিম হচ্ছে দক্ষ গবেষণা কৌশল।”
ধাপ 5. বিষয়টিতে সম্পূর্ণ শব্দ লিখুন যাতে কেউ বিভ্রান্ত না হয়।
সংক্ষিপ্তসারগুলি ব্যবহার করা একটি ভাল ধারণা বলে মনে হতে পারে, তবে সেগুলি পুরো শব্দের মতো নির্দিষ্ট নয় এবং মানুষকে বিভ্রান্ত করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে "Att" "আন্তরিক" বা "মনোযোগ" হতে পারে।
"RH", "CFO" বা "Wed." এর মতো সাধারণ আদ্যক্ষর ব্যবহার করা ঠিক আছে (সংক্ষিপ্ত বুধবার)।
3 এর পদ্ধতি 2: ইমেলের মূল অংশের রূপরেখা
পদক্ষেপ 1. একটি সংক্ষিপ্ত, বন্ধুত্বপূর্ণ ভূমিকা এবং সংক্ষিপ্ত মন্তব্য লিখুন।
আপনি যদি একটি বড় কোম্পানিতে কাজ করেন এবং আপনি এখনও সবাইকে চেনেন না, তাহলে আপনার পরিচয় দিন। এই সংক্ষিপ্ত পরিচিতিতে সংযোজন করাও গুরুত্বপূর্ণ যে লোকেদের সভায় কোন নথি বা উপকরণ আনতে হবে কিনা।
একটি ভূমিকা আরো ব্যক্তিগত বা কাজের জন্য প্রাসঙ্গিক করুন। উদাহরণস্বরূপ "হ্যালো টিমের সবাইকে! আমি আগামী সপ্তাহে নতুন শো চালু করার জন্য উচ্ছ্বসিত!”
টিপ:
মিটিংয়ে যাওয়ার আগে লোকেদের কী আনতে হবে বা যে জিনিসগুলি শেষ করতে হবে তার একটি অনুস্মারক পোস্ট করুন। উদাহরণস্বরূপ, "অনুস্মারক: অনুগ্রহ করে আপনার আপডেট করা সরবরাহকারী যোগাযোগের তালিকার চারটি মুদ্রিত কপি আনুন।"
ধাপ 2. সভার তারিখ এবং সময় একটি পৃথক লাইনে লিখুন যাতে এটি হাইলাইট করা হয়।
যেহেতু মানুষ মিটিংয়ে অংশগ্রহণ করতে পারে তার জন্য এই তথ্য অপরিহার্য, তাই এটি বাকী পাঠ্য থেকে পরিষ্কার এবং বিচ্ছিন্ন করা ভাল। উপরে এবং নীচে দুটি লাইন আলাদা করে দিন এবং পাঠ্যটিকে গা bold় করুন।
- উদাহরণ: "6 অক্টোবর, সকাল 10:30 থেকে 11:45 পর্যন্ত।"
- যদি মিটিং অনলাইনে হয়, সময় অঞ্চলটি জানান যাতে দূরবর্তী লোকেরা ভুল যোগাযোগের কারণে সভাটি মিস না করে। "6 অক্টোবর, সকাল 10:30 থেকে 11:45 am (পূর্ব সময়)" রাখুন।
ধাপ 3. তারিখ এবং সময়ের পরে অবস্থানটি রাখুন।
তারিখ এবং সময় হিসাবে স্থানটিকে বিশিষ্ট করুন, বিশেষ করে যদি মিটিংটি একটি নতুন, খুঁজে পাওয়া যায় এমন স্থানে হয় অথবা আপনি যদি কিছু অতিথি জানেন তবে জায়গাটি ভালভাবে জানেন না। যদি মিটিং ভার্চুয়াল হয় (সেটা লাইভ ফোরাম হোক বা ভিডিও চ্যাট), সহজে অ্যাক্সেসের জন্য ফোরামের লিঙ্ক বা ভিডিও লিংক দিন।
জায়গাটি কোথায় তা ব্যাখ্যা করার সময়, নিশ্চিত করুন যে সবকিছু বিস্তারিত। উদাহরণস্বরূপ: "দয়া করে তিমারেন ভবনের 592 রুমে মিটিংয়ে যোগ দিন (Av। ফারিয়া লিমা, 3240)। রুম 592 বিল্ডিংয়ের দ্বিতীয় স্তরে। নিচ তলায় লিফট নিন এবং 12 তলায় যান এবং তারপর 59 তলায় যেতে দক্ষিণ উইং (আপনার বাম দিকে) লিফট ব্যবহার করুন।
ধাপ 4. সভার উদ্দেশ্য বলুন।
অংশগ্রহণকারীদের জানাতে হবে সভার উদ্দেশ্য কি। একটি সংক্ষিপ্ত সময়সূচী রাখা মানুষকে দিনের আগে তাদের কী করতে হবে তা জানতে সাহায্য করে। আপনি কেবল টপিকটি পোস্ট করতে পারেন (যেমন "সাইবার সিকিউরিটির উপর আপডেট") অথবা নিচের মত একটি সময়সূচী পোস্ট করুন:
- 10: 30-10: 45: প্রকল্পের আপডেট শেয়ার করা।
- 10: 45-11: 10: তুলনীয় এবং কার্যকর অফার নির্বাচন।
- 11: 10-11: 30: চিন্তাভাবনা এবং লক্ষ্যগুলি চালু করুন।
পদক্ষেপ 5. ব্যাকরণ ত্রুটি বা ভুল তথ্য সংশোধন করতে ইমেলটি পর্যালোচনা করুন।
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল সভার তারিখ, সময় এবং স্থান। আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে এই তথ্যটি সঠিক! আপনি যা প্রয়োজন তা লিখেছেন তা নিশ্চিত করার জন্য ভূমিকা, সময়সূচী বা অন্যান্য বিভাগগুলিও পর্যালোচনা করুন।
পাঠানোর আগে বাক্যগুলি সহজে বোঝা যায় এবং সংক্ষিপ্ত হয় তা নিশ্চিত করতে ইমেলটি জোরে পড়ুন।
3 এর পদ্ধতি 3: আউটলুক বা অন্য ইন্টিগ্রেটেড ক্যালেন্ডার অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করা
পদক্ষেপ 1. আউটলুকের "হোম" ট্যাবে "নতুন মিটিং" ক্লিক করুন।
যদি আপনার কোম্পানি একটি অন্তর্নির্মিত ক্যালেন্ডারের সাথে একটি যোগাযোগের ডাটাবেস ব্যবহার করে, যেমন আউটলুক, মিটিং শিডিউল করার জন্য এই টুলটি ব্যবহার করুন। আপনি যাদের সাথে কাজ করেন তাদের সাথে যোগাযোগের জন্য এটি প্রায়শই সেরা উপায়।
যদি আপনার কোম্পানি আউটলুক বা এরকম কিছু ব্যবহার না করে, তাহলে মিটিংয়ের আমন্ত্রণ পাঠাতে কোম্পানির দেওয়া ইমেল ব্যবহার করুন।
ধাপ 2. "সময়সূচী সহকারী" উইন্ডোতে তারিখ এবং সময় নির্বাচন করুন।
একটি নতুন মিটিং তৈরির পর, স্ক্রিনে ক্যালেন্ডার উইন্ডো খুলবে। "সময়সূচী সহকারী" ক্লিক করুন এবং মিটিংয়ের জন্য উপলভ্য তারিখ এবং সময় নির্বাচন করুন।
পরীক্ষা করুন যে সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা সেই দিন এবং সময়ে উপলব্ধ হবে। আপনার কোম্পানি যে অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করে তার উপর নির্ভর করে, আপনাকে আপনার দেখার সেটিংস সামঞ্জস্য করতে হতে পারে যাতে আপনি প্রত্যেকের সময়সূচী দেখতে পারেন (আপনার নিজের ছাড়াও)।
ধাপ participants. অংশগ্রহণকারীদের নাম টাইপ করে অথবা ঠিকানা বই ব্যবহার করে যোগ করুন।
ম্যানুয়ালি নাম লিখতে পাঠ্য বারে ক্লিক করুন অথবা ঠিকানা বইয়ের মাধ্যমে নিচে স্ক্রোল করুন এবং সেখান থেকে নাম নির্বাচন করুন। অন্যান্য মানুষের প্রাপ্যতা যাচাই করতে "সময়সূচী সহকারী" ফাংশনটি ব্যবহার করুন।
যদি মানুষ পাওয়া না যায়, তাদের নাম হাইলাইট করা হবে। উইজার্ড এমনকি অংশগ্রহণকারীদের সময়সূচী আরও ভালভাবে সামঞ্জস্য করার জন্য সময়ের সুপারিশ দেখাবে।
ধাপ 4. সভার জন্য শুরু এবং শেষ সময় লিখুন।
নিশ্চিত করুন যে তারিখটি আপনার আগে নির্বাচিত তারিখের সাথে মিলেছে এবং আপনার প্রয়োজনীয় যেকোন পরিবর্তন করতে ক্যালেন্ডার বোতামে ক্লিক করুন। সময় বিকল্পগুলির ডানদিকে নীচের তীরগুলি ব্যবহার করুন এবং কোন সময় মিটিং শুরু হবে এবং কোন সময় শেষ হবে তা নির্বাচন করুন।
শেষ সময়ে রাখা মানুষের সময়কে সম্মান করার একটি উপায়, কারণ এটি তাদের কী আশা করতে হয় তা জানতে সাহায্য করে এবং তাদের সেদিনের বাকি কাজগুলির ব্যাপারে কীভাবে তারা মিটিংয়ে যাবে বা নিজেদের সংগঠিত করবে তা পরিকল্পনা করতে দেয়।
ধাপ 5. স্ক্রিনের শীর্ষে "মিটিং" ট্যাবের অধীনে "অ্যাপয়েন্টমেন্ট" এ ক্লিক করুন।
যখন আপনি ক্লিক করবেন, আপনাকে আবার সাধারণ অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্ক্রিনে নিয়ে যাওয়া হবে এবং আপনি সবেমাত্র বুক করা মিটিং দেখতে পাবেন। এখানে বিষয়, অবস্থান এবং অন্যান্য নোট অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনি যদি স্ক্রিনে আপনার মিটিং দেখতে না পান, ফিরে যান এবং প্রক্রিয়াটি আবার করুন।
পদক্ষেপ 6. আপনার বিষয়, অবস্থান এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্যে সুনির্দিষ্ট হন।
অংশগ্রহণকারীদেরকে সংক্ষিপ্তভাবে মিটিংটি সম্পর্কে জানতে দিন (উদাহরণস্বরূপ, "আসন্ন পণ্যের জন্য পরীক্ষা করা")। জায়গাটি কোথায় আছে তা ভালভাবে ব্যাখ্যা করুন এবং যদি এটি একটি সাধারণ জায়গা না হয় বা খুঁজে পাওয়া কঠিন হয় তবে কীভাবে সেখানে যেতে হবে তার নির্দেশনা দিন। প্রাসঙ্গিক নোট যোগ করুন (যেমন মানুষ কি আনতে হবে)।
- অবস্থানের ঠিকানা লিখুন এমনকি যদি আপনি মনে করেন অতিথিরা ইতিমধ্যেই জানেন যে এটি কোথায়।
- হয়ে গেলে "জমা দিন" এ ক্লিক করুন।
টিপ:
খুব অস্পষ্ট বিষয়গুলি যেমন "মস্তিষ্কচর্চা" করা থেকে বিরত থাকুন, কারণ এটি মানুষকে নিশ্চিতভাবে জানতে দেয় না যে সভার উদ্দেশ্য কী। "নতুন পণ্যের জন্য সরবরাহকারীদের চিন্তাভাবনা" এর মতো বিষয়গুলিকে পছন্দ করুন
পরামর্শ
- ইমেইল বা আমন্ত্রণ পর্যালোচনা করুন এবং যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত এবং সহজবোধ্য করুন।
- পেশাদার এবং বন্ধুত্বপূর্ণ ভাষা ব্যবহার করুন।
- একবার আপনি সবকিছু পূরণ করা হয়ে গেলে, ফিরে যান এবং প্রাপকের তালিকা পর্যালোচনা করুন যাতে প্রত্যেকে আমন্ত্রিত হওয়া প্রয়োজন তা নিশ্চিত করুন।
- "Bcc:" লাইনে ঠিকানা লিখুন যদি আপনি চান যে সেগুলি সমস্ত প্রাপকদের কাছে উপস্থিত না হয়।
নোটিশ
- একটি তারিখ, সময় এবং স্থান ছাড়া আমন্ত্রণ বা ই-মেইল পাঠাবেন না যাতে জনগণ হতাশ না হয় বা এই তথ্য জানতে চাওয়া প্রতিক্রিয়াগুলির বন্যা না পায়।
- সবকিছু বড় অক্ষরে লিখবেন না, কারণ এটি চিৎকারের সমতুল্য বলে মনে করা হয় এবং এটি পেশাগত নয়।